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上市公司财务总监写给同行的话

  • 时间:2015-07-09
  • 发布:达内
  • 来源:达内会计学院

我第一个会计岗位是材料成本会计,工作内容是定期到材料仓库收取出入库单据,整理入账、办理货款结算,登记存货二级分类账、应付账款明细账等等。

刚一工作,我就发现那里有一个奇怪的财务手续安排:仓单、发票单据收齐后,不直接安排付款的,填制转账凭证,登记应付账款、存货,这符合正常要求,不怪;直接付款的,也要先做一张转账凭证登记应付账款、存货,同时再做一份付款凭证登记应付账款、银行存款。这就奇怪了。

这不是写多了一份记账凭证吗?上学时考试时、会计教材的示例会计分录,直接付款采购业务都是要求直接编制一个付款凭证,借:存货,贷:银行存款。难道这里的会计安排错了?难道是他们故意多写一张凭证自己给自己找事做?

看到这一工作方式,我当时是满腹疑惑。但是,因为刚刚参加工作不敢莽撞,因为相信别人都不是傻瓜,自己就没有傻瓜一样直接去提问,而是惦记在心里。又过两天,一个供应商交来对账单要求对账,我一处理,立刻明白了多写一张转账凭证的安排,有多么实用,多么英明!

因为不论是直接付款,还是延后付款,全部采购入账事项都在应付账款户头登记过,所有付款都是从应付账款户头付出的,应付账款账页直接就是对账单,不需要做任何整理。如果不是这样,如果按照教材去工作,直接付款的事项在现金、银行存款户头去查找,不直接付款的事项通过应付账款来查,整理对账单就会是一件非常麻烦、费时的工作。

平时的举手之劳,多写一张凭证,却避免了一项麻烦的数据整理工作,这还不是英明,什么是英明?

进一步思考后,我理解这一安排有以下好处:

1、保持应付账款信息的完整性,方便对账,避免对账数据整理工作量;

2、保证单据处理手续的统一性:延后付款的,记账凭证后边主要是仓库单据、发票;如果直接付款的用一张凭证处理,除了仓库单据、发票外,支票、付款申请单也要附在凭证后边。分开两张凭证处理,则所有转账凭证后边的附件是统一的,所有付款凭证后的附件也是统一的。

也曾思考过:多写一张记账凭证违反会计原则吗?我的结论是不违反:一位哲人说过:人不能两次踏进同一条河,因为时空、水是时刻变化的;货物总是先进仓,再付款的,有严格意义上的立即付款采购事项吗?没有!所以,所谓直接付款,只是挂账的时间短而已,这一环节是客观存在的,转账凭证是客观记载了入库这样一个环节,一点也不多。

通过这件事,在以后更长的工作经历里,我逐渐体会和总结出更多关于结算账户使用的原则和体会:

1、记账是为了用账,不是为了记账而记账。账簿的数据应该方便使用,账簿要为日常工作归集所需要的数据、信息。

2、保持完整性是结算账户使用的重要原则。比如针对某一供应商,根据付款时的状态,分别登记预付账款、应付账款虽然可以准确反映款项的发生性质,但是这样会让结算信息分阶段分散反映在多个账户中,也是违反了结算信息完整性的,因此,在实际工作中,预付款时我是直接登记到应付账款借方的。

3、合理分拆单据,让单据反映的内容更单一,让后附单据、手续更统一,往往比混合、汇总编写记账凭证更划算。

……

以上这些,具体去说是一个会计工作方法。但是,推广去想,却与许多道理相通。生活中,少与多,简与繁,永远都是矛盾的统一体。很多时候,追求简单,得到的结果却是繁琐,前边的投入少,后边的麻烦就多。比如,活动前的准备工作做少了,活动中的麻烦就会多;月初的工作不及时解决,月末就会忙得手忙脚乱。工作中,不要有怕麻烦的想法,你今天多做了一些看似麻烦的事,将来就可以少一些麻烦。

工作如此,人生何尝不是一样的道理。年轻时多一些努力、多一些积累,才可能多一份实力、少一份障碍,人生的路才能越走越宽,越走越踏实。人生没有捷径,脚下铺垫有足够高,你的高度才会自然显现出来。

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